FAQ - Immer wieder gestellte Fragen rund um den digitalen Datenaustausch

 

Trotz aller Vorkehrungen ist das Anrufaufkommen sehr hoch. Wir haben unsere Supportgespräche ausgewertet und möchten die meist gestellten Fragen an unserer Hotline veröffentlichen. Möglicherweise können sie bereits Ihre Frage(n) beantworten.

Wichtig: Bitte verwenden Sie immer die aktuelle Version von MakroLab. Viele der in der nachstehenden Liste genannten Punkte können ab Version 10.0.3.5 umgesetzt werden.

Die Top-Fragen an unsere Dental-Hotline:

Frage: 
Wieso lässt sich der XML-Datensatz praxisseitig nicht einlesen?

Antwort:
Folgende Ursachen können vorliegen:

Der Herstellungsort in Ihren Parametern ist nicht korrekt erfasst.

Im Herstellungsort muss bei Herstellung in Deutschland „D-Ortsname“, wie z.B. „Herstellungsort: D-Hagen“, enthalten sein. Für den XML-Datensatz wird alles ab dem „D-“ übernommen, auf der ausgedruckten Rechnung erscheint der komplette Text. Das Eingabefeld für den Herstellungsort finden Sie unter „Stammdaten“ -> „Parameter“ -> Registerkarte „Parameter“ (MakroLab) bzw. „Parameter“ -> Menüpunkt „Allgemeine Einstellungen“ (ilab Office) auf der rechten Seite.

Die Labor-ID in Ihren Parametern ist nicht korrekt erfasst. 

Die Angabe der Labor-ID ist derzeit keine Pflichtangabe. Lediglich die Zahntechniker-Innung Rheinland-Pfalz hat die Labor-ID an ihre Labore herausgegeben.

Sofern die Praxis eine Labor-ID verlangt, geben Sie die gewünschte Labor-ID unter „Stammdaten“ -> „Parameter“  -> Registerkarte „Parameter“ (MakroLab) bzw. „Parameter“ -> Menüpunkt „Allgemeine Einstellungen“ (ilab Office) auf der linken Seite ein. Stimmen Sie sich dazu mit Ihrer Praxis ab.

Es wird moniert, dass die Netto-Summe des Beleges nicht mit der Summe der Einzelpositionen übereinstimmt.

Ihre Rechnung beinhaltet Rabatte, die die KZBV-Prüfmodule nicht vorsehen. Ab der Version 10.0.3.5 werden die Rabatte auf die Einzelpreise der Leistungen umgelegt.

Positionen mit Einzelpreis oder Menge „0“ werden nicht akzeptiert.

Der Beleg beinhaltet tatsächlich Leistungen oder Materialien ohne Mengen- oder Einzelpreisangaben. Sonstige Positionen wie Texte werden genauso (wegen Menge / Preis gleich „0“) durch die KZBV-Prüfmodule abgelehnt. Ab der Version 10.0.3.5 werden alle diese Positionen standardmäßig nicht mehr in den XML-Datensatz übernommen, können aber auf Wunsch über die Parameter dazu geschaltet werden.

Einzelpositionen beinhalten negative Mengen- oder negative Einzelpreisangaben.

Im XML-Datensatz ist das Gegenrechnen der Leistungspositionen mit negativen Vorzeichen durch die KZBV-Prüfmodule nicht vorgesehen. Zurzeit dürfen die Rechnungen diese Positionen nicht enthalten. Die Preisminderung des Belegbetrages können Sie durch die Anpassung der Einzelpreise erreichen. Eine Anfrage zur Lösung dieser Situation liegt der KZBV bereits vor.

NEM Einzelpreis hat falschen oder keinen Wert.

Unter „Stammdaten“ -> „Parameter“ -> Registerkarte „Belege“ (MakroLab) bzw. „Parameter“ -> Menüpunkt „Belege“ (ilab Office) tragen Sie bei „NEM-Einzelpreis“ (früher „Kronenzuschuss“) die derzeit gültige NEM-Pauschale ein.

NEM Abrechnungseinheiten sind nicht angegeben oder „0“.

Die Anzahl der Abrechnungseinheiten wird über die Glieder (z.B. Kronen, Brücken) ermittelt. Bei den betroffenen Leistungen ist die Menge der Abrechnungseinheit unter „Stammdaten“ -> „Leistungen“ -> „Bearbeiten“ -> Registerkarte „Parameter“  (MakroLab) bzw. „Leistungskatalog“ -> „Zahntech. Leistungen“, Menüpunkt „Leistungsparameter“ bei „NEM-Abrechn.-Einheiten“ (früher „Kronenzuschuss“) anzugeben.

Frage:
Warum akzeptiert MakroLab die eingegebene Prüfziffer in der Auftragsnummer nicht?

Antwort: 
In dem unteren Eingabefeld (für die komplette Auftragsnummerneingabe) liegt
höchstwahrscheinlich ein Tippfehler vor. Kontrollieren Sie Ihre Eingabe mit der von der Praxis übermittelten Auftragsnummer.

Ggf. liegt ein Übermittlungsfehler vor? Setzen Sie sich mit Ihrem Kunden in Verbindung, um die korrekte Übermittlung der Auftragsnummer zu überprüfen.

Achtung: Ohne korrekte Auftragsnummer kann die Praxis den Datensatz nicht in das Praxisverwaltungsprogramm übernehmen.

Frage:
Warum wird die übermittelte Auftragsnummer in der Praxis nicht akzeptiert?

Antwort:
Überprüfen Sie die Richtigkeit der Auftragsnummer in dem unteren Eingabefeld (für die komplette Auftragsnummerneingabe). Entweder liegt hier ein Tippfehler vor, oder in dem oberen Eingabefeld „Auftragsidentifizierung“ ist die Prüfziffer mit eingegeben worden.

WICHTIG: Die letzte Ziffer der Auftragsnummer ist die sogenannte Prüfziffer und darf in dem oberen Eingabefeld „Auftragsidentifizierung“ nicht eingeben werden. Sie wird vom Programm selbständig ermittelt!

Bei Auftragsnummern, die entgegen der KZBV Vorgabe keine Prüfziffern enthalten, wird es kurzfristig eine Software-Lösung geben.

Frage:
Warum kommen bei manchen Zahnärzten falsche E-Mailanhänge an?

Antwort:
Überprüfen Sie, ob der zu sendende Dateianhang in MakroLab im gewünschten XML- oder SVQ Format erstellt wird.

Wenn bei Ihren Kunden E-Mails mit einem “winmail.dat“ Dateianhang ankommen, handelt es sich häufig um ein Problem beim E-Mailversand aus Microsoft Outlook.

Es können Inkompatibilitäten zwischen den im Labor eingesetzten Microsoft Outlook und dem in der Praxis verwendeten E-Mailprogramm bestehen. Häufig hilft die Umstellung des E-Mailformats in Outlook von „HTML“ auf „Nur Text“. Hilfestellung zur Umstellung finden Sie in den Programmhilfen von Outlook.

Outlook 2003
 
Outlook 2010
 

Für E-Mailempfänger, die das E-Mailprogramm „Mozilla Thunderbird“ nutzen, gibt es eine kostenlose Programmerweiterung (AddOn) mit dem Namen „LookOut“. LookOut ermöglicht direkt aus Thunderbird heraus „winmail.dat“ Dateianhänge zu extrahieren und somit Zugriff auf die darin befindlichen Dateien zu erhalten. Das AddOn LookOut kann unter https://addons.mozilla.org/de/thunderbird/addon/lookout/ geladen werden.

Alternativ können Sie den „Direktversand“ unter „Stammdaten“ -> „Parameter“ -> Registerkarte „E-Mail“ (MakroLab) bzw. „Parameter“ -> Menüpunkt „E-Mail“ (ilab Office) aktivieren.

Frage:
Warum kommen bei manchen Zahnärzten keine E-Mailanhänge an?

Antwort:
Dazu kann keine eindeutige Hilfestellung gegeben werden. Mögliche Ursachen können sein:

• Kommen in der Zahnarztpraxis E-Mails ohne jedweden Dateianhang an, verhindert möglicherweise eine Sicherheitseinstellung in dem E-Mailprogramm und / oder dem AntiViren-Programm der Zahnarztpraxis den Zugriff auf den Dateianhang.
• Blockiert ein Spamfilter im Praxisnetzwerk die E-Mail? Bitte kontrollieren Sie regelmäßig den Spam-Filter.

Frage:
Wieso wird die Auftragsnummer nicht ausgedruckt, obwohl die Ausgabe unter Stammdaten / Parametern aktiviert ist?

Antwort:
Sie nutzen wahrscheinlich eine individuelle Formularanpassung. Diese Formularanpassung kennt nicht die neuen Ausgabefelder und kann daher keine Auftragsnummer ausdrucken.

Sie können in diesem Fall entweder eine erneute Formularanpassung beauftragen oder auf die Verwendung der individuellen Formularanpassung verzichten und somit die mitgelieferten Standardformulare verwenden. Die Standardformulare sind entsprechend aktualisiert und geben die Auftragsnummer aus, sofern die Option aktiviert ist.

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