ilab Terminals vereinen in einem superschlanken Touchscreen Display-Gehäuse viele verschiedene Aufgaben und Möglichkeiten. ilab vernetzt genial einfach alle Aufgaben, Aufträge, Mitarbeiter und Kunden im Labor.

ilab Terminals können sowohl für eine spielerisch einfache Auftragserfassung, für eine in das Laborabrechnungsprogramm Makrolab integrierte Zeiterfassung als auch als Info-Terminal für QM bzw. Abrufterminal für das Aufgabenmanagement eingesetzt werden.

Durch die einfache Möglichkeit, die Techniker in den täglichen Ablauf mit einzubeziehen, dient es zum Einen der Entlastung im Büro, genauso wie der absoluten Transparenz über den Standort jeder einzelnen Arbeit und der Gesamtübersicht aller Arbeiten im Labor.

Einprobetermine und Auslieferungstermine in die Praxen werden schon bei der Erfassung der einzelnen Arbeiten eingegeben und können abgerufen werden. Es werden keine Arbeiten mehr verspätet geliefert. Kundenspezifische Technikerinformationen werden beim Aufrufen einer Arbeit über ilab permanent angezeigt. Nichts kann mehr vergessen werden.

Sollten sich vom Kostenvoranschlag über den Auftrag die Mengen der einzelnen Leistungen ändern, so können diese Änderungen direkt über das Terminal vorgenommen werden. Jede Änderung fließt direkt in die Rechnung ein und entlastet so das Büropersonal.

ilab  - Was würden Sie davon halten, wenn Ihre Techniker Ihre Rechnungen für Sie vorschreiben und den Laborverwaltungsaufwand halbieren?

Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie einen Auftrag von der ersten Erfassung bis zur Rechnungslegung in ilab und MakroLab bearbeiten können.

Ganz gleich, wer den Auftrag erfasst – Ihr Fahrer, Ihr Techniker oder Sie selbst - Die ilab Auftragserfassung ist spielerisch einfach. Es werden in einem benutzerführenden System die Informationen des Laborauftrages über den Touchscreen erfasst. Leichter für Sie geht es nur noch mit dem digitalen Auftragszettel.

Das ilab Terminal präsentiert sich Ihnen nach dem Starten mit dieser Anzeige.

Zunächst soll ein Auftrag neu erfasst werden. Zu diesem Zweck wird das Symbol „Auftragserfassung“ gedrückt. Es folgt das Eingabefenster für die PIN des Mitarbeiters, der den Auftrag erfassen möchte.

Jedem Ihrer Mitarbeiter, der mit ilab arbeiten soll, kann in den Einstellungen zuvor eine eindeutige 4-stellige PIN zugeordnet werden. Dieser PIN ist frei wählbar und kann auch für weitere Anwendungen, z.B. Zeiterfassung, Aufgabenzuteilung, etc. verwendet werden.

Diesen PIN muss Ihr Mitarbeiter nun eingeben und mit OK bestätigen.

Es erscheint das folgende Eingabefenster:

Danach die Zahnfarbe:

Nach der Auswahl der Zahnfarbe können Sie die Arbeitsart erfassen:

Mit nur wenigen Berührungen auf dem ilab Touchscreen erfassen Sie im Zahnkreuz blitzschnell 1:1 die Planung auf dem Auftragsschein. Daraus generiert das System dann automatisch die Leistungen und Aufgaben für Ihre Techniker.

Häufig ist der nächste Praxistermin auf dem Zettel vermerkt, den Sie in folgendem Fenster anlegen:

Wenn erwünscht können Sie auch angelieferte Arbeiten erfassen und bewerten:

Abschließend werden die Eingaben zu diesem Auftrag in einer Zusammenfassung angezeigt, die Sie bei Bedarf noch korrigieren oder ergänzen können:

Damit Sie die erfasste Arbeit später leichter wieder finden erzeugt das ilab Terminal nun auf Wunsch einen kurzen selbstklebenden Barcodestreifen mit den wichtigsten Auftragsdaten.

Nach der Erfassung des Auftrags am ilab Terminal sollte im nächsten Schritt der Auftrag in MakroLab vervollständigt werden. Die Arbeitsschale selbst kann nun durchaus schon zur Bearbeitung an einen Techniker weitergegeben werden.

In MakroLab kann der Auftrag nun z.B. über den Direktaufruf aufgerufen werden.

In der Direktsuche kann auch der Barcode vom Auftragsetikett mit einem Barcode-Scanner eingelesen werden.

Sobald der Auftrag zur Bearbeitung aufgerufen wird, durchsucht die MakroLab Laborabrechnung das Gesamtarchiv automatisch nach entsprechenden Kostenvoranschlägen.

Wenn Sie die Meldung mit JA bestätigen, erscheint die Historie für den Zahnarzt, in der Kostenvoranschläge für Patienten mit diesem Namen aufgelistet werden. So ist sichergestellt, dass die spätere Berechnung – gerade bei alten Kostenvoranschlägen Hand in Hand geht.

Wird der passende Kostenvoranschlag zu diesem Auftrag gefunden, so kann dieser ausgewählt und mit der Schaltfläche „Übernehmen“ in den Auftrag eingelesen werden. So ersparen Sie sich eventuelle Doppelerfassungen.

Wurde kein Kostenvoranschlag gefunden oder zuvor erfasst, können Sie nun die Auftragszeilen ergänzt werden.

Ferner ist es möglich, im Register „Termine“ des Auftrags weitere Termine (z.B. für weitere Einproben oder auch die Techniker-Fertigstellung) zu erfassen.

Wurde der Auftrag vervollständigt, kann dieser nun in MakroLab gespeichert und wahlweise der  Arbeitsschein ausgedruckt werden. Für den Ausdruck des Arbeitsscheines ist es möglich, den Auftragszeilen einen Techniker ohne Namen zuzuordnen.

Sofern Sie das Zeiterfassungssystem LabTime einsetzen und den Aufgabenmanager IQ-S erhalten Ihre Techniker und mittelbar nach dem morgendlichen „Einbuchen“ automatisch Ihre Aufgaben und Aufträge mit allen Informationen, Notizen, etc. für diese Woche.

Ist der Auftrag einmal erfasst haben Ihre Techniker jederzeit die Möglichkeit, die Arbeitsschale mit dem Auftrag über das ilab Touchscreenterminal zu bearbeiten. Hierzu wird in der ilab Grundmaske die zweite Schaltfläche „Auftragsabwicklung“ gewählt.

Die Auftragsnummer wird nun mit dem Barcode-Scanner eingescannt oder manuell eingegeben. Es folgt die Auftragsübersicht.

In der Auftragsübersicht kann nun der erste (oder auch später der nächste) Arbeitsschritt begonnen werden. Ihr Techniker bucht den Beginn seiner Arbeit an diesem Auftrag, indem er die Schaltfläche „Arbeitsschritt jetzt beginnen“ drückt.

Das nächste Fenster zeigt eine Auswahl verschiedener Abteilungen bzw. Auftragsstandorte.

Ihr Techniker wählt nun seine Abteilung aus. Ist die Schrift einer Abteilung in dieser Auswahl heller, so sind entweder alle Arbeiten in dieser Abteilung bereits erledigt oder diese Abteilung ist bei diesem Auftrag nicht betroffen. Die Abteilung kann jedoch trotzdem ausgewählt werden. Als nächstes werden die Arbeitsanweisungen angezeigt.

Genauso verhält es sich mit auftragsbezogenen Notizen. Diese wichtigen Auftragsinformationen können

• Kundenbezogen (z.B. Kunde hat immer Sonderwunsch xy)
• Auftragsbezogen (z.B. Patient kommt zur Farbnahme in das Labor)
• Materialbezogen
• Leistungsbezogen

sein. Nichts wird mehr vergessen. Auf Papier kann theoretisch verzichtet werden.

Darüber hinaus können verschiedene weitere wichtige Informationen über die Schaltflächen links und rechts neben der Auftragsübersicht abgerufen werden.

Die Terminübersicht in ilab zeigt alle gebuchten Termine des Auftrags übersichtlich und mit Status an.

In den Auftragszeilen werden alle erledigten und offenen Arbeiten eines Auftrags angezeigt.

Schließlich die Übersicht der angelieferten Arbeiten.

Wichtig: Ihre Techniker haben jederzeit Zugriff auf die zum Auftrag hinterlegten Original- arbeitsscheine oder Bilder (z.B. Patientenbilder, Röntgenbilder, OPGs) wenn diese von der Praxis geliefert werden.

Bestätigt Ihr Techniker "Arbeitsanweisung gelesen" hat sich der Techniker nun in den Auftrag „eingebucht“.

Das ilab Terminal springt nun zur Eingabe einer weiteren Auftragsnummer zurück. Ihr Techniker kann nun einen weiteren Auftrag zur Bearbeitung aufrufen.

Hat Ihr Techniker seine Arbeit an dem Auftrag abgeschlossen, so ruft er den Auftrag wieder über die Auftragsabwicklung, wie oben bereits beschrieben auf.

Der Techniker kann nun über die Schaltfläche „Arbeitsschritte jetzt beenden“ die von ihm durchgeführten Arbeiten eintragen.

Es erscheint eine Anzeige der Leistungen aus der beim Einbuchen des Auftrags ausgewählten Abteilung.

Mengenänderungen können direkt eingegeben werden und können so für eine spätere Rechnungslegung verwendet werden. Über die Schaltfläche „Menge ändern“ kann der Techniker die vorgegebene Menge korrigieren. Sind alle erbrachten Leistungen ausgewählt, drückt der Techniker auf die Schaltfläche „Erledigte Leistungen buchen“. Damit hat sich der Techniker wieder aus dem Auftrag „ausgebucht“

Möchte Ihr Techniker noch Hinweise für die Abrechnung oder Belegnotizen hinterlegen können diese an dieser Stelle ergänzt werden.

Diese Hinweise werden sowohl in ilab als auch in MakroLab beim späteren Rechnungsschreiben automatisch  beim Aufruf des Auftrags über ein Popup-Fenster angezeigt.

Die Fertigstellungstermine und damit Produktivzeiten der Techniker werden immer gemerkt. Dies kann z.B. für eine Gegenüberstellung von Produktiv- und Anwesenheitszeiten interessant. Zunehmend führen Labore auf Basis diese Information leistungsgerechte Entlohnungssysteme ein.

Wird der Auftrag z.B. für eine Einprobe zum Kunden geschickt, so wird dieser Auftrag über die Schaltfläche „Auftragserfassung“ als Ausgang gebucht.

Über die Schaltfläche „Auftragsausgang jetzt buchen“ wird der Auftrag als „außer Haus“ gebucht. Zuvor kann über die Schaltfläche „Klicken Sie hier, um den nächsten geplanten Eingang zu erfassen“ der Termin für den nächsten Eingang dieses Auftrags gespeichert werden. Dies erleichtert die Übersicht bei den anstehenden Eingängen.

Sobald der Auftrag von der Einprobe wieder zurück in das Labor kommt, kann dieser erneut über die Schaltfläche „Auftragserfassung“ in das Labor gebucht werden.

Nun beginnt die Terminvergabe für den nächsten Auftragsausgang (z.B. weitere Einprobe oder Fertigstellung) von neuem. Natürlich werden bereits erfasste Daten nicht noch einmal angelegt.

Über die Schaltfläche „Klicken Sie hier, um den nächsten geplanten Ausgang zu erfassen“ wird der Termin für die nächste Einprobe oder die Fertigstellung festgelegt.

Mit der Fertigstellung des Auftrags wird der Auftrag zwecks Berechnung in MakroLab aufgerufen.

Über die Schaltfläche „In Rechnung wandeln / Als Erledigt kennzeichnen“ wird aus dem Auftrag eine Rechnung erstellt und der Auftrag als erledigt markiert. Damit kann der Auftrag an den ilab Terminals nicht mehr aufgerufen oder weiter verändert werden.

Bisher haben Sie nur einen der Teil der Funktionen von ilab Terminals kennengelernt. Eine wirklich wichtige ist folgende:

ilab Terminals haben noch zusätzlich eine Schaltfläche zur Auftragsverfolgung.

Über diese kann nach Aufruf eines Auftrags über die Auftragsnummer oder über die Auftragssuche der aktuelle Bearbeitungsstatus und der Standort eines Auftrags ermittelt werden.

Lästiges Suchen im Labor entfällt. Um eine Übersicht der aktuellen Aufträge im Labor zu bekommen, nutzen Sie einfach die Funktion „Auftragsbestand“.

Der Auftragsbestand zeigt in einer Aufstellung die Anzahl der offenen Aufträge und deren Verteilung auf die verschiedenen Abteilungen bzw. auf Aufträge außer Haus an.

Durch Berührung einer der beschrifteten Schaltflächen werden die entsprechenden Aufträge in einer weiteren Übersicht dargestellt.

In dieser wiederum kann jeder Auftrag einzeln aufgerufen und wie in der Auftragsverfolgung bearbeitet werden.

Natürlich können Sie den Auftragsbestand auch kundenbezogen anzeigen. Z.B. wenn Ihr Kunde anruft und fragt, wo ist die Arbeit von Max Muster sehen Sie sofort … „Herr Dr. die Arbeit ist auf dem Weg zu Ihnen…“

Benutzerrechte und Einstellungen in ilab

Die Einstellungen von ilab ermöglichen es Ihnen, dass ilab Terminal den eigenen Wünschen und Anforderungen entsprechend anzupassen. Sie bestimmen über die umfangreichen Einstellmöglichkeiten, welche Mitarbeiter, welche Rechte bekommt.

Darüber hinaus können Sie, welche Abfragen und Fenster für Ihre Auftragserfassung sinnvoll und welche weniger sinnvoll sind. So erhalten Sie Ihr individuelles und auf Ihr Labor zugeschnittenes ilab Terminal.

Die Vorteile der ilab Terminals lassen sich auf diesem Wege sicher nur knapp zusammenfassen.  

ilab Vorteile zusammengefasst:

• leichte benutzergeführte Auftragserfassung
• intuitive Auftragsverfolgung im Labor
• immer wissen, wo welche Arbeit ist
• genau wissen, welche Arbeit, wann zum Kunden muss
• macht Qualitätsmanagement praktikabel
• Mitarbeiteraufgaben & QM-Anweisungen jederzeit über die Terminals leicht abrufbar
• optional mit integrierter Mitarbeiterzeiterfassung
• ganz einfach überall im Labor zu installieren

Sinnvoll ist in jedem Fall der Ortstermin und Besuch Ihres Labors für eine individuelle Begehung. Vorort lässt sich am Besten festlegen an welchen Schnittstellen der Einsatz von ilab Terminals sinnvoll ist und welche Peripherie sich für Sie am Besten eignet.

Die clevere Ergänzung- Der digitale Auftragszettel

Für eine extra schlanke Auftragserfassung ist das neue Zahnersatzauftragserfassungssystem: Der digitale Auftragserfassung das Meisterstück.

Der digitale Auftragszettel ist eine genial einfache Auftragserfassung für den Zahnarzt.

Die digitale Erfassung durch den Zahnarzt erspart Ihnen die eigene Erfassung. Im Grunde schreibt der Zahnart bereits seine eigene Rechnung.

Die Software ist ebenfalls touchscreenunterstützt (identTerminal). Die Anwendung erfolgt analog zu ilab.

Es handelt sich bei dem digitalen Auftragszettel um eine ASP Anwendung zur Installation auf dem Webserver und kann in Ihre Website integriert werden.

Für konservative Praxen ist der digitale Auftragszettel als lokale Anwendung installierbar.

Der digitale Auftragszettel verfügt über eine Schnittstelle zum HKP (Software ist kompatibel zu DS-WIN-PLUS/DS- Vista-Plus, u.a.).

Einmal eingegebene Aufträge werden per XML-Datei sofort und automatisch an das Labor weitergegeben und sind dort mit allen Informationen im Labor unter anstehende Eingänge bei ilab / MakroLab zu finden.